Jeśli używasz Arkuszy Google w firmie lub organizacji, blokowanie lub ochrona zasobów w inny sposób ma kluczowe znaczenie. Przypadkowa modyfikacja lub usunięcie, złośliwe zmiany lub ogólne zepsucie lub błędy mogą spowodować utratę pracy i chociaż Google przechowuje jej kopię zapasową, nadal jest to strata czasu. Jeśli chcesz ograniczyć edycję określonych komórek lub chronić inne aspekty Arkuszy Google, ten samouczek jest dla Ciebie.
Arkusze Google są odpowiednikiem programu Excel i zapewniają podstawowe, ale wciąż potężne narzędzia do arkuszy kalkulacyjnych w chmurze. Często korzystam z Arkuszy i Dokumentów Google. Chociaż nie ma na co patrzeć, zawierają wszystkie niezbędne narzędzia niezbędne do produktywności. Mogą nie być tak dogłębne jak Office lub zdolne do tylu funkcji, ale jeśli nie jesteś księgowym lub kierownikiem projektu, i tak nie będziesz używać połowy narzędzi dołączonych do pakietu Office.
Istnieje kilka sposobów ochrony swojej pracy w Arkuszach Google. Pokażę ci niektóre z nich.
Zablokuj komórki w Arkuszach Google
Aby ograniczyć edycję określonych komórek w Arkuszach Google, blokujesz je. W ten sposób tylko Ty lub osoba dodana do zatwierdzonej listy możesz modyfikować te komórki. Wszystkie osoby, które mają uprawnienia do ich wyświetlania i przeglądania, ale nie mogą ich modyfikować. To praktyczny sposób kontrolowania, kto co robi z Twoimi dokumentami.
Można to zrobić na dwa główne sposoby. Możesz zaznaczyć komórki i zablokować je lub zaznaczyć cały arkusz i dodać wyjątki. Za chwilę pokażę ci pierwszą metodę, a za chwilę metodę wyjątków.
- Otwórz arkusz i wybierz zakres komórek, które chcesz zablokować.
- Wybierz Dane i Chronione arkusze i zakresy. Po prawej stronie pojawi się pasek menu.
- Nadaj zamkowi znaczącą nazwę i wybierz Ustaw uprawnienia.
- Wybierz Ogranicz, kto może edytować ten zakres i ustaw go na Tylko Ty lub dodaj inne z opcji Niestandardowe.
- Po zakończeniu wybierz Gotowe.
Możesz dodać inne osoby z ich adresem Gmail lub wybrać z listy, w zależności od konfiguracji Arkuszy Google. Po zakończeniu określone komórki zostaną zablokowane dla każdego, ale komu udzielisz pozwolenia. Zamek jest niewidoczny, dopóki ktoś nie spróbuje go zmodyfikować, a nie ma go na liście.
Jeśli nie chcesz całkowicie blokować komórek, możesz zamiast tego wyświetlić komunikat ostrzegawczy. Dzięki temu możesz ostrzec redaktora, że komórki, które zamierzają edytować, są ważne i zachować szczególną ostrożność.
- Otwórz arkusz i wybierz zakres komórek, które chcesz zablokować.
- Wybierz Dane i Chronione arkusze i zakresy. Po prawej stronie pojawi się pasek menu.
- Nadaj zamkowi nazwę i wybierz Ustaw uprawnienia.
- Wybierz opcję Pokaż ostrzeżenie podczas edytowania tego zakresu.
- Wybierz Gotowe.
Przy tym ustawieniu każdy, kto zamierza edytować chronioną komórkę, zobaczy wyskakujące okienko z ostrzeżeniem „Uwaga! Próbujesz edytować część tego arkusza, która nie powinna zostać przypadkowo zmieniona. Edytować mimo to?”. Istnieje również specjalny przycisk OK, aby upewnić się, że edytor naprawdę chce zmienić komórkę. Jest to przydatne, aby przypomnieć osobom, którym ufasz w edytowaniu Twojego Arkusza, że te konkretne komórki wymagają szczególnej uwagi.
Zablokuj cały Arkusz Google
Jeśli blokowanie komórek nie wystarczy, możesz zablokować cały Arkusz Google, aby był odczytywany tylko dla wszystkich oprócz zatwierdzonych użytkowników. Jest to proces podobny do powyższego, ale sprawia, że cały arkusz jest nietykalny, a nie określone komórki. Jeśli prezentujesz lub udostępniasz swój Arkusz i nie chcesz, żeby się nim zadzierał, w ten sposób go chronisz.
- Otwórz arkusz, który chcesz zablokować.
- Wybierz Dane i Chronione arkusze i zakresy. Po prawej stronie pojawi się pasek menu.
- Wybierz przełącznik Arkusz zamiast Zakres.
- Wybierz konkretny arkusz, jeśli jest więcej niż jeden.
- Wybierz Ustaw uprawnienia i dodaj użytkowników, którzy mogą edytować.
- Wybierz Gotowe.
Możesz użyć tego samego układu, co blokowanie celi w odniesieniu do blokowania lub ostrzegania. Używa tej samej konfiguracji, co powyżej, więc nie będę Cię nudzić, powtarzając to.
Dodawanie wyjątków komórek do zablokowanego arkusza
Wspomniałem powyżej, że istnieje drugi sposób blokowania komórek, który polega na zablokowaniu całego arkusza, ale dodanie komórek jako wyjątku. Jeśli masz duży arkusz i tylko jedną lub kilka komórek do zablokowania, może to być najprostszy sposób na zrobienie tego. Oto jak:
- Wykonaj powyższy proces, aby zablokować cały Arkusz Google, ale zatrzymaj się przed krokiem 6.
- Wybierz opcję Z wyjątkiem niektórych komórek pod selektorem arkuszy.
- Dodaj komórki, które mają pozostać edytowalne w polu poniżej. Kontynuuj, aż wszystkie komórki zostaną uwzględnione.
- Wybierz Ustaw uprawnienia i kontynuuj z tego miejsca.
Możesz dodać poszczególne zakresy, wybierając jedną grupę, a następnie klikając link Dodaj kolejny zakres poniżej. Możesz powtórzyć tyle, ile jest praktycznie możliwe, aby w pełni zabezpieczyć arkusz.
