Obraz 1 z 6
Miliony ludzi używają programu Microsoft Outlook do zarządzania pocztą e-mail i kalendarzem, zarówno w pracy, jak i w domu. To świadectwo jego użyteczności, ale prawda jest taka, że niewiele osób naprawdę wie, jak najlepiej wykorzystać jego funkcje.
Nauczenie się kilku prostych sztuczek może zaoszczędzić czas, pomóc wydajniej pracować, a nawet zsynchronizować życie domowe i zawodowe. Te wskazówki dotyczą programów Outlook 2013, 2016, 2019 i Microsoft 365, ale wiele z nich dotyczy również starszych wersji programu Outlook.
Wskazówka 1: Wyeliminuj powtarzające się pisanie za pomocą szybkich części
Jeśli regularnie musisz wpisywać standardowy blok tekstu, możesz zapisać go jako „Szybka część” dla łatwego wstawiania do e-maili.
- Zaznacz tekst w oknie kompozytora.
- Kliknij "Wstawić" kartę, aby rozwinąć menu wstążki.
- Wybierać "Szybkie części" i wybierz “Zapisz wybór w galerii szybkich części”.
- Kliknij "OK" w wyskakującym okienku, aby zapisać nową frazę Quick Part.
W przyszłości, gdy zaczniesz pisać ten sam blok tekstu, zobaczysz go jako sugestię. Uderzyć "powrót" aby wstawić cały tekst. Możesz także wybrać swoją frazę za pomocą myszy, używając "Szybkie części" upuścić. Kliknij go prawym przyciskiem myszy, aby wyświetlić opcje umieszczania lub edytuj szybkie części i inne „bloki konstrukcyjne” i zarządzaj nimi.
Wskazówka nr 2: Napisz wiadomość do dostarczenia w przyszłości
Jeśli masz jakieś wiadomości lub wiadomości, których nie chcesz udostępniać od razu, program Outlook umożliwia odroczenie dostarczania do określonego czasu.
- Napisz e-mail i dodaj odbiorcę. Przygotuj wszystko do wysłania tak jak zwykle.
- Kliknij zakładkę „Opcje”. Poniżej pojawi się menu wysuwane.
- Kliknij "Opóźniona dostawa" lub wybierz małą ikonę strzałki w „Wysłać" pole, w zależności od wersji programu Outlook i systemu operacyjnego.
- W wyskakującym okienku wybierz datę i godzinę, o której odbiorca ma otrzymać wiadomość e-mail, a następnie kliknij "Blisko" lub "Wysłać" w zależności od wersji programu Outlook i systemu operacyjnego.
- Kliknij "Wysłać" gdy zakończono.
- Jeśli używasz serwera Exchange, możesz teraz zamknąć Outlooka. Jeśli korzystasz z protokołu POP lub IMAP, musisz pozostawić aplikację otwartą, dopóki nie minie określony czas wysyłania.
Możesz także zaktualizować datę i godzinę lub całkowicie usunąć wiadomość, zanim zostanie wysłana. Odwiedzić "Warcaby" folder i kliknij „Anuluj wysyłanie”. Następnie możesz odtworzyć wiadomość i wysłać ją w nowym dniu lub godzinie.
Porada 3: Utwórz folder dla typowych wyszukiwań
Zawsze możesz przeszukać bieżący folder, wpisując słowa lub frazy w polu wyszukiwania, które znajduje się nad listą wiadomości. Jednak w przypadku często wyszukiwanych terminów możesz uprościć pracę za pomocą "Szukaj" teczka.
Przejdź do "Teczka" i kliknij prawym przyciskiem myszy „Wyszukaj folder” stworzyć jeden. Wybierz jeden z wielu szablonów (wiadomości e-mail od określonych osób, wiadomości oznaczone jako ważne itp.) lub skonfiguruj własne kryteria za pomocą „Utwórz niestandardowy folder wyszukiwania” opcja.
Twój nowy folder wyszukiwania pojawi się w okienku folderów po lewej stronie okna programu Outlook; kliknij go, aby zobaczyć wiadomości spełniające wybrane warunki. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz "Zmień nazwę folderu" aby nadać mu dogodną nazwę.
Wskazówka 4: Automatyzuj powtarzające się zadania za pomocą szybkich kroków
Jeśli zauważysz, że regularnie wykonujesz określone zadanie, takie jak przekazywanie przychodzącej wiadomości e-mail do współpracownika lub zapraszanie grupy odbiorców na spotkanie, to Szybkie kroki może zaoszczędzić czas. Znajdziesz zestaw predefiniowanych Szybkie kroki w środku Dom zakładka, ale prawdziwa moc tej funkcji polega na zdefiniowaniu własnej.
Kliknij strzałkę w dół i wybierz „Nowy szybki krok” aby utworzyć niestandardową sekwencję działań, które mogą kategoryzować, przenosić, oznaczać i usuwać wiadomości za pomocą jednego dotknięcia myszy.
Kliknięcie strzałki wysuwania znajdującej się w prawym dolnym rogu wewnątrz „Szybkie kroki” grupa wstążki otwiera okno dialogowe, w którym można powielać i edytować skróty, dzięki czemu można tworzyć różne odmiany motywu.
Porada 5: Sortuj pocztę za pomocą reguł i formatowania warunkowego
ten 'Zasady' rozwijane w 'Ruszaj się' sekcja 'Dom' zawiera opcje tworzenia i zarządzania regułami automatycznego przetwarzania wiadomości po ich przybyciu. Jeśli wybierzesz wiadomość przed kliknięciem, zaproponuje utworzenie reguły dotyczącej podobnych wiadomości. Wybierać "Stwórz zasadę" i będziesz mieć możliwość ustawienia wszelkiego rodzaju kryteriów do sprawdzenia, w tym nadawcy, odbiorcy, rozmiaru, daty itp. Możesz także wybrać, co ma się stać z wiadomościami e-mail, które spełniają określone kryteria.
Podobną funkcją jest Formatowanie warunkowe, który znajdziesz klikając "Ustawienia widoku" następnie "Pogląd" patka. Nie przenosi ani nie przetwarza wiadomości, ale wyświetla wiadomości e-mail spełniające określone kryteria w określonej czcionce i kolorze, dzięki czemu możesz je natychmiast wykryć w swojej skrzynce odbiorczej.
Wskazówka #6: Automatycznie usuwaj niepotrzebne wiadomości
Jeśli chcesz zaoszczędzić miejsce lub uporządkować nieporęczną ścieżkę e-mail, Sprzątać narzędzie w programie Outlook 2013 i nowszych może pomóc. Analizuje całą konwersację e-mail i usuwa wszystkie wiadomości, które zostały zacytowane w całości w kolejnej wiadomości — w ten sposób nadal możesz zobaczyć, co zostało powiedziane, sprawdzając kolejne wiadomości.
Używać Sprzątać, kliknij jego menu rozwijane na "Dom" i wybierz, czy chcesz uporządkować pojedynczą rozmowę, czy cały folder. Aby wprowadzić dalszą kontrolę nad ustawieniami, kliknij „Ustawienia” przycisk w wyskakującym okienku alertu, aby wybrać rodzaj wiadomości, które mają zostać usunięte, a które pozostawić w spokoju.
Wskazówka 7: Deleguj dostęp do poczty i kalendarza
Jeśli konkretna sytuacja lub wydarzenie wymaga udostępnienia konta Outllok innej osobie, możesz tymczasowo pozwolić komuś innemu zarządzać Twoją skrzynką odbiorczą i spotkaniami. Aby to skonfigurować, otwórz "Plik" zakładkę, a następnie kliknij "Ustawienia konta" rozwijane i wybierz „Dostęp delegowany”. Kliknij "Dodać" i wprowadź nazwisko osoby (lub osób), którym chcesz przyznać dostęp.
Zobaczysz zestaw rozwijanych uprawnień. Domyślne ustawienia umożliwiają pełnomocnikowi dostęp do kalendarza i listy zadań oraz aktualizowanie ich, podczas gdy poczta e-mail i kontakty pozostają prywatne. Możesz dostosować uprawnienia do swoich potrzeb.
Notatka: Pełnomocnik musi używać tej samej wersji programu Outlook co Ty, a elementy, do których ma mieć dostęp, muszą być przechowywane na serwerze Exchange. Pełnomocnik nie będzie miał dostępu do skrzynki pocztowej znajdującej się na dysku twardym.
Wskazówka 8: Zarządzaj potwierdzeniami odczytu
Na szczęście Outlook jest wystarczająco grzeczny, aby poprosić o pozwolenie przed wysłaniem potwierdzenia odczytu; możesz dalej dostosować jego zachowanie, klikając "Plik" zakładka, otwieranie „Opcje”, wybierając "Poczta" wyświetlić i przewinąć w dół do 'Śledzenie' Sekcja. Aby skonfigurować częstotliwość wysyłanych próśb o potwierdzenie, wybierz "zawsze" lub "nigdy," lub skonfiguruj własne ustawienia prośby o potwierdzenie.
Jedną z przydatnych opcji jest możliwość zażądania potwierdzenia doręczenia, które potwierdza, że wiadomość e-mail dotarła do serwera pocztowego odbiorcy, bez nalegania na powiadomienie, gdy rzeczywiście zostanie otwarta.
Wskazówka 9: Strefy czasowe
Jeśli podróżujesz do pracy, poznasz frustrację związaną ze spotkaniami i terminami w Outlooku, które pojawiają się w niewłaściwym czasie lokalnym. Na szczęście możesz kontrolować strefy czasowe z poziomu swoich ustawień. Pod "Plik," Szukaj „Opcje” i wybierz "Kalendarz" otworzyć twój "Strefa czasowa" ustawienia. Po zmianie lokalnej strefy czasowej sygnatury czasowe wiadomości e-mail i wpisy kalendarza będą wyświetlane z odpowiednim przesunięciem.
Możesz również skonfigurować wyświetlanie drugiej strefy czasowej, aby na przykład śledzić godzinę powrotu do domu lub sprawdzać, która jest godzina dla twoich kolegów za granicą, aby upewnić się, że złapiesz ich w godzinach pracy i nie t skontaktować się z nimi o nieodpowiedniej porze dnia. Kliknij „Zamień strefy czasowe” aby łatwo przenosić się z jednej lokalizacji do drugiej.
Wskazówka nr 10: Użyj funkcji karteczek samoprzylepnych
Program Outlook zawiera wbudowaną funkcję karteczek samoprzylepnych, która pomaga przypominać o ważnych informacjach lub je zanotować. naciskać „Ctrl + Shift + N” z dowolnego miejsca w interfejsie programu Outlook, aby utworzyć nową notatkę, którą można przeciągnąć i umieścić w dowolnym miejscu na ekranie. Domyślnie notatki są wyświetlane w kolorze bladożółtym, ale możesz przypisać je do kategorii, co spowoduje ich przełączenie na odpowiedni kolor.
Aby zarządzać notatkami, kliknij "Notatka" ikona na dole 'Pogląd' płyta. Z tego miejsca możesz kopiować, porządkować i drukować notatki. Możesz także wyszukać za pomocą pola w prawym górnym rogu okna notatki zawierające określony tekst.
Wskazówka nr 11: Zaszyfrowany e-mail
Jeśli chcesz udowodnić, że Twoje wiadomości naprawdę pochodzą od Ciebie, program Outlook może kryptograficznie podpisywać Twoje wiadomości e-mail. Możesz nawet pójść o krok dalej i zaszyfrować tekst i załączniki, aby tylko odbiorcy, którym udostępniłeś klucz, mogli je odczytać. Aby to ustawić, otwórz „Ustawienia Centrum zaufania”, klikając „Plik | Opcje | Centrum zaufania" i wybierając „Bezpieczeństwo poczty e-mail”.
Szyfrowanie wiadomości e-mail i dodawanie podpisu cyfrowego jest tak proste, jak zaznaczanie odpowiednich pól, ale musisz utworzyć i zaimportować cyfrowy identyfikator jeśli jeszcze go nie masz. Kliknij „Uzyskaj identyfikator cyfrowy…” aby zobaczyć linki do wielu dostawców, w tym Comodo, który oferuje bezpłatne certyfikaty e-mail.