Możesz zrobić wiele rzeczy, aby poprawić wydajność swojego zespołu, a korzystanie z centrum współpracy, takiego jak Microsoft Teams, jest jednym z nich. To świetne narzędzie do komunikacji, którego możesz używać do czatowania, udostępniania plików oraz prowadzenia spotkań audio i wideo ze swoim zespołem.
Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z usługi Teams, możesz nie mieć pewności, jak zaplanować spotkanie. Możesz to zrobić na kilka sposobów, a Twoje opcje będą zależeć od używanej wersji Microsoft Teams. W tym artykule podamy wszystkie szczegóły, które musisz znać.
Planowanie spotkania w Microsoft Teams
Twoje konto Microsoft Teams jest połączone ze wszystkimi produktami Microsoft 365 Group, takimi jak SharePoint, Outlook, Yammer itp. A kalendarz, którego używasz w Teams, jest bezpośrednio połączony z kalendarzem Microsoft Exchange.
Outlook również korzysta z kalendarza Exchange. Oznacza to, że po zaplanowaniu spotkania w programie Outlook, automatycznie pojawi się ono w aplikacji Teams i na odwrót. Oto jak zaplanować spotkanie w Microsoft Teams:
- Na czacie aplikacji Teams kliknij Zaplanować spotkanie ikona (pod polem nowej wiadomości.)
- Następnie wybierz Kalendarz, który znajduje się na lewym panelu bocznym, a następnie kliknij Nowe spotkanie.
- Pojawi się wyskakujące okienko. Możesz wybrać godzinę i datę spotkania.
- Po zakończeniu planowania kliknij Zapisać. Następnie wyskakujące okienko zostanie zamknięte i możesz wysyłać zaproszenia na spotkania za pomocą programu Outlook.
Asystent planowania
W wyskakującym okienku możesz również użyć funkcji Asystent planowania. Ta funkcja pomoże Ci znaleźć odpowiedni czas dla wszystkich członków Twojego zespołu, w tym Ciebie.
Po wybraniu tej opcji będziesz mógł zobaczyć, kiedy uczestnicy spotkania są wolni, a kiedy są zajęci. Ciemnoniebieski reprezentuje przedziały czasowe, kiedy są niedostępne. Jasnoniebieskie okienka to dostępne godziny, a szare okienka to godziny wolne od pracy uczestnika.
Zapraszanie osób spoza zespołu
Jedną z największych zalet Microsoft Teams jest to, że możesz zapraszać do spotkania osoby spoza organizacji.
Nie muszą nawet posiadać licencji Microsoft Teams. Wszystko, czego potrzebujesz, to imię i nazwisko oraz adres e-mail, a zaproszenie możesz wysłać. Oto, co musisz zrobić:
- Otworzyć Dodaj wymaganych uczestników w wyskakującym formularzu Nowe spotkanie.
- Kliknij Opcjonalny.
- Wprowadź adres e-mail osoby.
- Kliknij Zapraszać, zaproszenie e-mail wkrótce trafi do ich skrzynki odbiorczej.
Możesz także zaplanować spotkanie, które odbędzie się w określonym kanale aplikacji Teams. Na Nowe spotkanie formularz, wybierz Dodaj kanał. Po skonfigurowaniu i wysłaniu zaproszeń nie możesz zmienić kanału.
Jeśli musisz wprowadzić zmiany, musisz utworzyć nowe zaproszenia. Ponadto, jeśli spotkanie ma się odbyć na kanale, każdy, kto jest częścią tego zespołu, będzie mógł do niego dołączyć, nawet jeśli nie otrzymał zaproszenia.
Bezpłatna edycja Microsoft Teams
Jeśli korzystasz z bezpłatnej wersji aplikacji Teams, możesz się zastanawiać, gdzie znajduje się opcja planowania w Twojej aplikacji. Cóż, niestety w darmowej wersji Microsoft Teams nie można zaplanować spotkania.
Ale to nie znaczy, że w ogóle nie możesz mieć spotkania. Aplikacja ma Spotkajmy się teraz opcja, gdy musisz szybko zebrać drużynę.
Wszystko, co musisz zrobić, to kliknąć ikonę aparatu obok Spotkajmy się teraz a następnie wybierz wszystkie nazwiska osób, które będą uczestniczyć w spotkaniu. Ta funkcja jest również dostępna dla kont Teams opartych na subskrypcji.
Więcej informacji o spotkaniach zespołu Microsoft
W jednym spotkaniu usługi Teams możesz mieć do 250 osób. Nie możesz jednak zobaczyć wszystkich uczestników jednocześnie. Przed ostatnimi aktualizacjami można było zobaczyć tylko czterech aktywnych uczestników połączenia. Teraz możesz mieć jednocześnie dziewięciu uczestników na ekranie. Ale nowa aktualizacja przyniosła kilka innych ekscytujących innowacji.
Uczestnicy spotkań Microsoft Teams mają teraz lepszą jakość dźwięku i niestandardowe tło dla spotkań. Możesz także przypiąć wideo, jeśli istnieje potrzeba skupienia większej uwagi na konkretnym uczestniku spotkania. Inne funkcje związane ze spotkaniami obejmują wirtualne lobby, udostępnianie ekranu i interaktywne rozwiązywanie problemów.
Zbliż swój zespół(y)
Istnieje wiele sposobów na zwiększenie wydajności miejsca pracy za pomocą Microsoft Teams. Jest to głównie aplikacja oparta na czacie i do udostępniania plików. Ale jest to również fantastyczne narzędzie, gdy potrzebujesz przeprowadzić wideokonferencję ze swoim zespołem.
Zaplanowanie spotkania z Asystentem Planowania znacznie ułatwia logistykę znalezienia odpowiedniego czasu. A jeśli ktoś nie jest częścią Twojej organizacji lub zespołu, nadal może dołączyć. Po prostu wyślij im zaproszenie e-mailem.
Czy kiedykolwiek uczestniczyłeś w spotkaniu Microsoft Teams? A może zaplanowany? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.