Możesz użyć programu Excel, aby podzielić informacje na mniejsze części. Znajdowanie potrzebnych danych i manipulowanie nimi jest ważnym celem wielu użytkowników Excela.
Jeśli masz pełne imię i nazwisko osoby, może być konieczne spisanie tylko jej imienia lub nazwiska. Na przykład, jeśli wysyłasz przyjazną automatyczną wiadomość e-mail do swoich klientów, musisz używać ich imion, aby nie brzmieć bezosobowo. Jeśli przeglądasz listę ankietowanych, ważne może być po prostu użycie ich nazwisk lub ukrycie ich nazwisk w celu zachowania anonimowości.
Program Excel upraszcza ten proces i istnieje wiele różnych podejść, które można zastosować. Oto samouczek, który pomoże Ci utworzyć oddzielne kolumny Imię i Nazwisko przy użyciu formuł. Zajmujemy się również kwestią drugich imion.
Formuły Excela do dzielenia nazw na części
Od czego zaczynasz?
Rozdzielanie imion
Oto ogólna formuła:
=LEWO(komórka;ZNAJDŹ(””,komórka;1)-1)
Aby go wykonać, wymień komórka ze wskaźnikiem komórki zawierającym pierwszą pełną nazwę, którą chcesz podzielić. W tym przykładzie chcesz wybrać B2 i wprowadzić formułę:
=LEWO(A2,ZNAJDŹ(””,A2,1)-1)
Należy jednak pamiętać, że na niektórych urządzeniach ta formuła używa średników zamiast przecinków. Więc jeśli powyższa formuła nie działa dla Ciebie, może być konieczne użycie następującej wersji:
=LEWO(komórka;ZNAJDŹ(””;komórka;1)-1)
W tym przykładzie użyjesz:
=LEWO(A2;ZNAJDŹ(””;A2;1)-1)
Teraz możesz po prostu przeciągnąć uchwyt wypełniania w dół do końca kolumny Imię.
Funkcja LEFT pozwala oddzielić ciąg, zaczynając od lewego końca tekstu. Część ZNAJDŹ tej formuły lokalizuje pierwszą spację w pełnym imieniu, dzięki czemu otrzymujesz część Twojego pełnego imienia i nazwiska, która znajduje się przed pustą spacją.
W związku z tym imiona dzielone wyrazem pozostają razem, podobnie jak imiona zawierające znaki specjalne. Ale kolumna Pełne imię i nazwisko nie będzie zawierać drugich imion ani środkowych inicjałów.
Przecinek czy średnik?
Dlaczego formuła nie jest taka sama dla wszystkich?
Dla wielu użytkowników Excela funkcje Excela używają przecinków do oddzielania danych wejściowych. Ale na niektórych urządzeniach ustawienia regionalne są inne.
Aby dowiedzieć się, który symbol jest używany przez program Excel, po prostu zacznij wpisywać formułę. Kiedy zaczniesz, wejdź =LEWO(, zobaczysz tekst, który zasugeruje prawidłowe formatowanie.
Oddzielanie nazwisk
Podejmij to samo podejście do oddzielania nazwisk. Tym razem powinieneś użyć formuły PRAWY, która oddziela ciągi zaczynając od prawej strony.
Formuła, której potrzebujesz to:
=PRAWY(komórka, LEN(komórka) – SEARCH(„#”, SUBSTITUTE(komórka”, „, „#”, LEN(komórka) – LEN(SUBSTITUTE(komórka, ”, ”, „”)))))
W powyższym przykładzie użyjesz następującej formuły w komórce C2:
=PRAWY(A2, LEN(A2) – SZUKAJ(„#”, ZAMIANA(A2,” “, “#”, LEN(A2) – LEN(ZAMIANA(A2, ” “, “”)))))
Po raz kolejny może być konieczne przejście z przecinka na średnik, co oznacza, że może być konieczne użycie:
=PRAWY(A2; LEN(A2) – SEARCH(„#”; ZAMIANA(A2;””; „#”; LEN(A2) – LEN(ZAMIANA(A2; ”; „”)))))
Dzielone nazwiska i nazwiska ze znakami specjalnymi pozostają nienaruszone.
Dlaczego ta formuła jest bardziej złożona niż ta dotycząca imion? Trudniej jest oddzielić drugie imiona i drugie inicjały od nazwisk.
Jeśli chcesz, aby drugie imiona i inicjały były wymienione wraz z nazwiskami, możesz użyć wzoru:
=PRAWY(komórka, LEN(komórka) – SEARCH(””, komórka))
lub:
=PRAWO(A2, DŁ(A2) – SZUKAJ(””, A2))
lub:
=PRAWY(A2;DŁ(A2) – SZUKAJ(””;A2))
Ale co, jeśli chcesz oddzielić drugie imiona? Jest to mniej powszechne, ale warto wiedzieć.
Rozdzielanie drugich imion
Wzór na drugie imiona jest następujący:
=MID(komórka, SEARCH(” “, komórka) + 1, SEARCH(” “, komórka, SEARCH(” “, komórka)+1) – SEARCH(” “, komórka)-1)
W powyższym przykładzie otrzymujesz:
=MID(A2, SEARCH(” “, A2) + 1, SEARCH(” “, A2, SEARCH(” “, A2)+1) – SEARCH(” “, A2)-1)
Jeśli w programie Excel są używane średniki, formuła wygląda tak:
=MID(A2; SEARCH(” “; A2) + 1; SEARCH(” “; A2; SEARCH(” “; A2)+1) – SEARCH(” “; A2)-1)
Po wprowadzeniu formuły przeciągnij uchwyt wypełniania w dół. Oto kolumna Drugie imię dodana do powyższego przykładu:
Jeśli pełne imię i nazwisko nie zawiera drugiego imienia ani inicjału, otrzymasz w tej kolumnie wartości zerowe, które mogą być wyświetlane jako #ARG!. Aby uzyskać puste komórki zamiast #ARG!, możesz użyć funkcji JEŻELI.BŁĄD.
Wtedy twoja formuła staje się:
=IFERROR(MID(komórka, SEARCH(” “, komórka) + 1, SEARCH(” “, komórka, SEARCH(” “, komórka)+1) – SEARCH(” “, komórka)-1),0)
lub:
=JEŻELIBŁĄD(ŚREDNI(A2, SZUKAJ(” ”, A2) + 1, SZUKAJ(” ”, A2, SZUKAJ(” ”, A2)+1) – SZUKAJ(” ”, A2)-1,0)
lub:
=JEŻELIBŁĄD(ŚREDNI(A2; SZUKAJ(” “; A2) + 1; SZUKAJ(” “; A2; SZUKAJ(” “; A2)+1) – SZUKAJ(” “; A2)-1);0)
Jedno podejście do rozdzielenia wielu drugich imion
Co się stanie, jeśli ktoś z Twojej listy ma kilka drugich imion? Korzystając z powyższej formuły, zostanie pobrane tylko ich drugie imię.
Aby rozwiązać ten problem, możesz wypróbować inne podejście do oddzielania drugich imion. Jeśli masz utworzone kolumny imienia i nazwiska, możesz je po prostu wyciąć. Wszystko, co pozostanie, będzie liczone jako drugie imię.
Ta formuła to:
=PRZYC(ŚREDNIA(komórka1,DŁ(komórka2)+1,DŁ(komórka1)-DŁ(komórka2&komórka3)))
Tutaj komórka1 odnosi się do wskaźnika komórki w kolumnie Pełne imię, komórka2 odnosi się do wskaźnika komórki w kolumnie Imię, podczas gdy komórka3 odnosi się do wskaźnika komórki w kolumnie Nazwisko. W powyższym przykładzie otrzymujemy:
=PRZYC(ŚREDNI(A2,DŁ(B2)+1;DŁ(A2)-DŁ(B2&D2)))
lub:
=PRZYC(ŚREDNI(A2;DŁ(B2)+1;DŁ(A2)-DŁ(B2&D2)))
Jeśli zdecydujesz się na tę formułę, nie będziesz musiał martwić się o wartości zerowe.
Szybkie podsumowanie
Oto formuły, których możesz użyć do dzielenia pełnych nazw na części:
Imiona: =LEWO(komórka;ZNAJDŹ(””,komórka;1)-1)
Nazwiska: =PRAWY(komórka, LEN(komórka) – SEARCH(„#”, SUBSTITUTE(komórka”, „, „#”, LEN(komórka) – LEN(SUBSTITUTE(komórka, ”, ”, „”)))))
Drugie imiona: =IFERROR(MID(komórka, SEARCH(” “, komórka) + 1, SEARCH(” “, komórka, SEARCH(” “, komórka)+1) – SEARCH(” “, komórka)-1),0)
Alternatywna formuła dla drugich imion: =PRZYC(ŚREDNIA(komórka1,DŁ(komórka2)+1,DŁ(komórka1)-DŁ(komórka2&komórka3)))
Oddzielanie imion i nazwisk bez używania formuł
Jeśli nie masz ochoty wpisywać kilku formuł, które mogą zostać wprowadzone nieprawidłowo, skorzystaj z wbudowanego kreatora konwersji tekstu na kolumny programu Excel.
- Upewnij się, że Dane wybierz kartę z menu u góry i zaznacz kolumnę, którą chcesz przekonwertować.
- Następnie kliknij Tekst do kolumn.
- Następnie upewnij się Ograniczony jest zaznaczony i kliknij Następny
. - Teraz wybierz Przestrzeń z opcji i kliknij Następny.
- Następnie zmień Miejsce docelowe do "2 mld zł” i kliknij Skończyć.
Wynik końcowy powinien wyglądać tak. 
.
Wynik końcowy powinien wyglądać tak. 
Ostatnie słowo
Istnieje wiele innych sposobów rozwiązania tego problemu w programie Excel. Jeśli żadna z dostępnych opcji nie robi tego, czego potrzebujesz, zrób więcej badań.
Korzystanie z formuł jest stosunkowo proste i nie zależy od używanej wersji programu Excel. Ale niestety nadal możesz napotkać błędy.
Na przykład, jeśli imię i nazwisko osoby zaczyna się od jej nazwiska, zostanie ono podzielone w niewłaściwy sposób. Formuły będą miały również problemy z nazwiskami, które zawierają przedrostki lub przyrostki, takie jak le Carré lub van Gogh. Jeśli czyjeś imię kończy się na Jr., zostanie ono wymienione jako jego nazwisko.
Istnieją jednak modyfikacje, które można dodać, aby rozwiązać te problemy, gdy się pojawiają. Praca z formułami zapewnia elastyczność niezbędną do radzenia sobie z tymi zawiłościami.