Prowadzenie raportów wydatków jest jednym z kluczowych elementów zarządzania firmą za pomocą QuickBooks. Daje ci przegląd tego, na co wydajesz pieniądze i czy właściwie zarządzasz swoimi finansami. Ale jak dokładnie uruchamiasz raporty wydatków w QuickBooks?
W tym artykule pokażemy różne sposoby uruchamiania raportu wydatków w QuickBooks. Omówimy również kilka innych funkcji związanych z wydatkami, które pomogą Ci zapanować nad wydatkami.
Jak uruchomić raport wydatków w QuickBooks?
W QuickBooks nie ma potrzeby ręcznego uruchamiania raportów wydatków. Program robi to za Ciebie automatycznie w sekcji Raportowanie. Ten proces jest wykonywany przez uzyskanie informacji z wydatków wprowadzonych za pomocą QuickBooks. Aby zapewnić dokładne raporty o wydatkach, które dają jasny obraz wydatków Twojej firmy, musisz wprowadzić swoje wydatki bezpośrednio do programu.
W QuickBooks istnieje wiele rodzajów raportów. Najbardziej ogólnym z nich jest raport Zysków i Strat, który pokazuje wszystkie Twoje dochody i wydatki. Jeśli chcesz sporządzić konkretny raport wydatków, możesz to zrobić, uruchamiając „Raport wydatków według dostawcy”. Oto jak to zrobić:
- Przejdź do zakładki „Raporty”.
- W sekcji „Firma i Finanse” wybierz żądany raport.
- Wybierz „Wydatki według szczegółów dostawcy”.
- Kliknij raport prawym przyciskiem myszy, aby uzyskać do niego dostęp.
Teraz masz przegląd niektórych wydatków swojej firmy. Jeśli chcesz wydrukować raport, kliknij opcję "Drukuj" i dostosuj właściwości drukowania. Gdy skończysz, ponownie naciśnij "Drukuj".
Możesz także zapisać raport jako plik PDF. Wystarczy wejść do sekcji „Plik” i kliknąć „Zapisz jako PDF”.
Jak generować raporty o wydatkach dostawców w programie QuickBooks Desktop?
Jeśli używasz QuickBooks na swoim komputerze, uruchamianie raportów wydatków według dostawców jest nieco inne. Proces wygląda następująco:
- Zaloguj się do pulpitu QuickBooks.
- Naciśnij kartę „Raporty” u góry ekranu.
- Wybierz „Dostawcy i zobowiązania”, a następnie wybierz „Szczegóły niezapłaconych rachunków”.
Dzięki temu uzyskasz dostęp do wszystkich niezapłaconych rachunków należących do Twojej firmy. Nie pozwoli to jednak zobaczyć wielu szczegółowych informacji o każdym dostawcy, z którym współpracuje Twoja firma. Aby bliżej przyjrzeć się poszczególnym wydatkom dostawców, wykonaj następujące kroki:
- Wybierz zakładkę „Dostosuj raport” na ekranie niezapłaconych rachunków.
- Wybierz opcję „Filtry”.
- Ustaw parametry, aby wskazać rachunki „Opłacony status”.
Spowoduje to kategoryzację wydatków i przegląd każdego rachunku zapłaconego przez Twoją firmę. Jeśli na ekranie jest zbyt wiele rachunków, możesz dalej kategoryzować wydatki, wybierając zakres dat.
Jak wyświetlić wydatki w ujęciu rocznym
Coroczne przeglądy działalności biznesowej pomagają upewnić się, że firma pozostaje wypłacalna. W związku z tym przeglądanie wydatków, które Twoja firma ponosi co roku, jest integralną częścią zarządzania finansami za pomocą QuickBooks. W ten sposób możesz śledzić swoje wydatki w ujęciu rocznym:
- Kliknij menu „Raporty”.
- Przejdź do „Znajdź raport według nazwy” i wybierz „Szczegóły transakcji według konta”.
- Przeglądając raport, naciśnij zakładkę „Dostosuj”.
- Naciśnij przycisk „Filtruj”, aby uzyskać dostęp do większej liczby opcji.
- W menu „Typ transakcji” naciśnij „Wydatki”.
- Przechodząc przez menu „Konto”, wybierz konta, które chcesz zobaczyć w swoim raporcie.
- Wybierz opcję „Uruchom raport”.
- Wybierz „Okres sprawozdawczy” i wybierz „Ten rok obrotowy” lub „Ten rok kalendarzowy”.
- Naciśnij opcję „Uruchom raport”.
Gdy skończysz, możesz nacisnąć "Zapisz dostosowanie", aby zapisać preferencje raportu. Dzięki temu nie będziesz musiał wprowadzać tych samych modyfikacji za każdym razem, gdy otrzymasz raport.
Aby ponownie przejść do dostosowanego raportu, wykonaj następujące czynności:
- Przejdź do sekcji „Raporty”.
- Naciśnij „Raporty niestandardowe”.
- Wybierz dostosowany raport.
Jak wyświetlić wydatki
Jeśli chcesz, aby raporty z wydatków pokazywały kwotę, jaką płacisz dostawcom miesięcznie, możesz to zrobić w ten sposób:
- Wejdź do menu „Raporty”.
- Znajdź i wybierz „Wydatki według podsumowania dostawcy”.
- Naciśnij opcję „Dostosuj”.
- Określ zakres dat w okresie objętym raportem, w zależności od dat rachunków.
- Naciśnij menu „Kolumny” w zakładce „Kolumny/Wiersze”.
- Wybierz „Miesiące”.
- Naciśnij opcję „Uruchom raport”.
Oto, co należy zrobić, aby zapisać miesięczne raporty:
- Gdy raport jest uruchomiony, naciśnij kartę „Zapisz dostosowanie”.
- Wpisz nazwę swojego raportu.
- Wybierz, czy chcesz udostępnić raport wybranym użytkownikom, czy wszystkim użytkownikom. Jeśli nie wybierzesz żadnej z opcji, dostęp do niej będzie miał tylko twórca raportu.
- Naciśnij przycisk „OK”.
Po zapisaniu raportu znalezienie go jest dość proste. Wystarczy wykonać te czynności:
- Wejdź do menu „Raporty”.
- Wybierz „Raporty niestandardowe”.
- Wyszukaj raport według jego wcześniej zapisanej nazwy.
Trzymaj swoje wydatki w Bay
Teraz, gdy wiesz, jak uruchamiać raporty wydatków w QuickBooks, zarówno w ujęciu rocznym, jak i miesięcznym, śledzenie Twoich finansów będzie znacznie łatwiejsze. W każdej chwili możesz uzyskać dostęp do swoich raportów, aby sprawdzić, czy nie poniesiono niepotrzebnych nakładów na szkodę Twojej firmy. Jeśli tak, skorzystaj z QuickBooks, aby określić, na które wydatki nie ma miejsca w Twojej firmie.